Microsoft Outlook har en funksjon som kalles Automatic Replies (Out of Office). Denne funksjonen gjør det mulig for brukeren å få e-postmeldinger automatisk når de er ute av kontoret, uansett om datamaskinen er på eller av. Du finner denne funksjonen under kategorien Filer i Microsoft Outlook.

Dessverre krever denne funksjonen at e-postserveren skal kjøres på Microsoft Exchange til jobb. Hvis e-postserveren din ikke kjører på Microsoft Exchange, vil du ikke kunne bruke funksjonen Out of Office.

Tips: Hvis e-postkontoen ikke bruker Microsoft Exchange (dvs. POP eller IMAP), kan du likevel simulere automatiske svar ved hjelp av en Outlook-e-postmal og Outlook-regler.

Følg trinnene nedenfor for å konfigurere din kontormeddelelse.

1. På fanen Filer klikker du på alternativet Automatisk svar (Ikke på kontoret) .
2. I vinduet Automatisk svar velger du alternativet Send automatisk svar .
3. Hvis du vil at din utgående beskjed kun skal sendes for en bestemt periode, merk av i boksen Kun send i løpet av dette tidsområdet . Velg deretter Starttidspunktet og Sluttidspunktet for den utgående meldingen som skal sendes.
4. Skriv inn meldingen du vil bli sendt i nederste halvdel av vinduet Automatisk svar.
5. Klikk Ok for å lagre meldingen og ut av kontorinnstillinger.

Tips: Hvis du vil opprette regler for hvordan noen meldinger håndteres utenom kontoret, klikker du på Regler- knappen i vinduet Automatisk svar.